Mae'r effeithiolrwydd rheoli corfforol archif cwmni yn dibynnu ar y gweithredu o offer a dulliau penodolMae'n hanfodol ar gyfer busnes i fod yn ymwneud â ei ddogfennau. Llawer mwy na dim ond cyfreithiol ar orfodaeth i gydymffurfio, archifo yn angenrheidiol. Rheoli cofnodion cyfoes, canolradd a rheoli archifau ar gyfer dau wasanaethau nad ydynt yn rhannu a chydlynu rhwng nhw: y gwasanaeth archifau ac yn y cofnodion ystorfa. Fel y cyfryw, y archifo o ddogfennau papur yn weithdrefn y gellir ei yn gyflym cymhleth os bydd y rheolau a'r arferion da os ydynt yn cael eu bodloni, o ran y dosbarthiad yn y storfa. Beth bynnag y ffurflen neu ar y gweithgaredd y cwmni rheoli archifau yn angenrheidiol. Dechreuodd ysgafn, er ei fod yn seiliedig ar y camau y mae priori yn syml: nod yr archif yw ar y naill law, i gadw a chadw yn y dogfennau y cwmni mewn cyflwr da, ar y llaw arall i ddod o hyd iddynt neu ddychwelyd iddynt ar unrhyw adeg. Dyna pam, mae'n cael ei leihau i syml storio yn y gorchymyn i gydymffurfio â'r cyfnod dal gafael ar bapurau, ond yn seiliedig ar rheoli cynhwysfawr o archif papur, a oedd yn rhan o archifo polisi a fydd yn fod yn effeithiol a chynaliadwy, gan greu hyd nes y dinistr yr archifau. Rheoli y y presennol ac canolradd archifau at ddibenion gweinyddol yn ei gwneud yn ofynnol offer arbennig a dulliau penodol gan gymryd i ystyriaeth y set o gyfyngiadau yn ymwneud â rheoli dogfennau.
Mae hyn yn archifo weithdrefn yn ei gwneud yn ofynnol mwy o fanwl gywirdeb a rhesymeg, oherwydd ei fod yn cynnwys y canlynol: rheoli ffisegol archif (ac archifau) ni ellir ei fyrfyfyr.
Gweithredu pwerus ac yn profi yn helpu i sicrhau hygyrchedd, dibynadwyedd, a chywirdeb y dogfennau.
Mae'r system hon yn sicrhau cefnogaeth y ddogfen gan ei greadigaeth ei archifo.
Mae'n cynnig llawer o bosibiliadau, o'r fath fel y gweithrediad y gweithdrefnau a hawliau mynediad. Mewn perthynas â rheoleiddio i gydymffurfio â nhw, mae ISO safonau sy'n benodol i archifo, ac yn arbennig y safon ISO sy'n sicrhau: ar Gyfer yr achos penodol o ddogfennau swyddogol, y safon ISO yn sicrhau y rheoliad eu hysgrifennu fel bod y safon ISO, ag i mae hi yn gyfrifol am reoleiddio'r cofnodion data. Mae'r rhain yn safonau ISO neu NF cael eu trosglwyddo i ddangosol, nid ydynt yn orfodol ac nid bob amser yn warant y mwyaf proffesiynoldeb. Mae hyn yn fydd byth yn cael ei ailadrodd ddigon, peidiwch â chael eich twyllo gan y safonau. Mae yn y gyfradd gyda'r trydydd-parti archiver, yn ei phrofiad hi, ac yn ei ddeall eich anghenion gwirioneddol, byddwch yn dod o hyd i'r siaradwr rydych ei angen. Mae'r archifau ar gael i'r holl ddogfennau a gynhyrchir neu a dderbyniwyd gan busnes yn ystod unrhyw flwyddyn ariannol ei weithgareddau. O ganlyniad, rhaid iddynt gael eu cadw: y maent yn olrhain yr holl economaidd a chymdeithasol gweithgarwch y cwmni.
Fel at eu swbstradau, maent yn cael eu amrywiol: Y gwirioneddol rheolaeth yn dibynnu ar y math o gyfryngau i storio a dosbarthu, ond hefyd i archifo polisi a fabwysiadwyd gan y cwmni (sy'n briodol i'w sefydliad a math o weithgaredd) fel math penodol o bob archif (theori y tri oedran): Cwestiynau cyffredin sy'n wynebu llunwyr polisi yn y maes dosbarthu ac archifo dogfennau corfforaethol ffeilio dogfennau cwmni yn bodloni'r rheolau sylfaenol i'w dilyn i ddosbarthu yn ddefnyddiol, yn effeithiol ac yn gynaliadwy yn y set o ddogfennau cwmni.
Un adeg neu arall, mae cwmni yn wynebu y broblem o archifo a ffeilio y mae'n rhaid eu rheoli, ar ôl i chi wedi cynhyrchu neu eu derbyn. Gadewch gorlenwi y dogfennau nad yw'r ateb I ddod o hyd i ffordd iach o sefyllfa, mae yna weithdrefnau o'r safle a ddynodir gan y term generig ar gyfer Rheoli Cofnodion. Mae'n offeryn ar gyfer rheoli cofnodion sy'n argymell i chi eu trin fel eu creu: Ei cwmpas yn gyfyngedig felly at y presennol ac canolradd archifau, tra'n cymryd i ystyriaeth: Y pwynt o farn o safonau a rheoliadau, Rheoli Cofnodion yn broses o archifo hefyd yn blwch. Rheoli cofnodion wedi cael eu y gwrthrych yn o safon rhyngwladol, ISO, a gafwyd yn gan y gymdeithas française de normaleiddio (AFNOR) o dan y teitl NF ISO. Rheoli cofnodion, felly, yn anelu i gofnodi ac ystyried y ddogfen, gan ei chreu ac, felly, i fyny'r afon y ddogfen proses. Dyma pam y mae'n cynnwys yn ei dull dosbarthiad cynllun neu y dosbarthiad cynllun, gan gynnwys: Beth sy'n gwahaniaethu y dosbarthiad o storio, mae'n yn hardd ac yn dda yn eu rhoi yn eu lle i fyny'r afon o reoli yn ôl dosbarthiad cynllun yn rhesymegol ac yn hierarchaidd. Felly, mae'n hanfodol i'r gwasanaeth yn gyfrifol am weithrediad y dosbarthiad cynllun yn gofyn y cwestiynau cywir, sef: Y dosbarthiad cyfredol cofnodion yn hanfodol, mae'n cael ei ddweud i fod yn wreiddiol ac yn gyson oherwydd y ffaith bod yn rhaid iddo barchu bywyd yr archifau a'i bod felly yn dod yn adlewyrchiad o'r gweithgarwch y cwmni. I wneud hynny, mae dosbarthiad yn cael ei wneud gan y broses o greu'r archif ac nid ar ôl y ffaith, nac yn lleihau tagfeydd yn y pentwr o archifau eu storio heb gael ei brosesu neu yn cael ei sortio. Sut i dosbarthu, mae'n ofynnol manwl gywirdeb Mae'n ddilys dull ni waeth pa fath o archifau (ar hyn o bryd, dros dro, y rownd derfynol). Mae'n seiliedig ar anrhydedd i gael eu gwneud ar natur y deunydd: Mae'r safle yn gyflym ac yn effeithlon pan fydd yn dechrau mor gynnar â'r cyfnod cynhyrchu archifau. Felly, mae'n amlwg bod yn sefydlu dosbarthiad cynllun yn fyrfyfyr ac yn ei gwneud yn ofynnol llawer o ofynion er mwyn bod yn effeithiol.
Dyna pam mae'n rhaid iddo fod yn strwythuredig i addasu: Mae'n rhaid i yn disgyn yn gyson yn y gobaith o ymchwil o ddogfennau (sut i hawdd dod o hyd i ddogfen.) ac felly dylai fod yn gynhwysfawr.
Strwythurol, y cynllun dosbarthu yn gweithio yn rhesymegol a strwythuredig modd. Mae'r dogfennau yn cael eu categoreiddio a dosbarthu yn ôl rhesymegol sgema a hierarchaeth oddi wrth y cyffredinol at yr arbennig. Y nod yw i gynnwys yr holl ddogfennau heb golli yn fanwl Ei natur gynhwysfawr o ganlyniad i'r ffaith ei fod yn gyfrifol am ffeilio holl ddogfennau adlewyrchu y tasgau y cwmni, ei weithgarwch. Mae set gyfan o ddogfennau i gael ei ddosbarthu beth bynnag yw'r math o gyfrwng storio (papur, llun, CD rom, data electronig) yn Olaf, mae tri math o dosbarthiad cynllun yn ôl y math o weithgaredd y cwmni (swyddogaethau a gweithgareddau), ei sefydliad (strwythur ar waith) a gan gwrthrych.
Fel yr archifau cwmni yn adlewyrchiad o'i gweithgaredd, hoffter, unrhyw ystyriaeth yn cael ei rhoi i'r cynllun dosbarthiad swyddogaethol.
Fodd bynnag, cyfuniad o ddulliau yn cael ei nid yn cau allan, ar yr amod, wrth gwrs, peidiwch â chymysgu y canolfannau o is-adran, a rhowch yr holl ffolderi yn yr un lefel. Yn olaf, mae llwyddiant y cynllun dosbarthu yn dibynnu ar y gwasanaeth archif bod y adeiladu ganlyniad perffaith gwybodaeth am y llawdriniaeth, gweithgareddau y cwmni a'r gwasanaeth y mae'n ei rheoli. Dyma pam ymchwiliad o flaen llaw yn hanfodol er mwyn datblygu cynllun dosbarthiad y ffaith"wedi'u teilwra". Diolch i weithredu a Rheoli Cofnodion o fewn y cwmni fod yn awyddus i reoli ei archifau, mae'n awr yn bosibl ar gyfer yr olaf un: rheoli archifau yn ddarostyngedig i gynllun o effeithiol dosbarthiad yn arwain yn anochel at ennill o amser a chynhyrchiant ar gyfer y cwmni a lleihau costau rheoli yn mynd i'r un cyfeiriad. Mewn effaith, dosbarthiad systematized archifau yn cynnwys cylchrediad a mynediad yn fawr yn hwyluso, a thrwy hynny gyfrannu at ddatblygu perfformiad y cwmni. Y rhesymeg o archifo mae'n rhaid i gymryd i ystyriaeth y cyfnod o cyfreithiol cadwraeth dogfennau er mwyn penderfynu pa mor hir y cynhyrchydd sydd â diddordeb i gadw ei deunyddiau archifol, ac yn y tynged y dogfennau hyn ar ddiwedd y cyfnod hwn o amser. Mae'r rhestr Llyfr gan gyfuno maint a gwerth yr asedau a'r rhwymedigaethau a nodir yn y rhestr eiddo. Y cyfriflyfr sy'n cynnwys yr ysgrythurau y llyfr-journal wedi'u dadgyfuno yn ôl y cynllun o gyfrifon y cwmni, cadw a dilysu o'r llyfrau sy'n ofynnol.
